Cie dec. 2016

Eindelijk weer eens nieuws van de Cie. dat zal ook wel eens tijd worden.
Wij beseffen terdege dat het allemaal erg lang geduurd heeft en dat het de hoogste tijd wordt om de leden te informeren over de stand van zaken.
Als eerst willen wij benoemen dat er een kleine wijziging in samenstelling van de Cie.
is geweest. Sharyn Sligte heeft vanwege haar zwangerschap haar taken overgedragen aan Esther Weemstra. Deze zomer is zij bevallen van een prachtige dochter genaamd Livia Chloë. Sharyn ook langs deze weg nogmaals bedankt voor jouw inzet en bijdrage.
Het kost wat tijd om het gehele stamboek plaatje in beeld te krijgen. De leden die dat willen moeten de kans krijgen om hun mening te ventileren. Dit hebben we gedaan door aanwezig te zijn op de verschillende gewestvergaderingen, door het gebruik van opgerichte klankborden binnen de verschillende kernen in Nederland en uiteraard tijdens gesprekken op keuringen en andere fjord gerelateerde evenementen.
De leden zijn vrij duidelijk geweest naar ons, de begrippen transparantie, openheid, eenduidigheid kwamen regelmatig voorbij. Daarnaast concludeerden wij dat de grootste problemen zaten in de beeldvorming en de communicatie.
Na het in beeld brengen van de organisatie en de problemen zijn we gaan werken aan het creëren van inzicht. Waar ontstaan de problemen, wat is nu écht de reden of oorzaak?
Het bleek een complexe taak, mensen stonden ver uit elkaar, meningen waren erg verdeeld over wat nu de juiste oplossingsrichting moet zijn en de manier waarop hiermee om gegaan moest worden.
Na een zomer vol ideeën, die ook steeds meer gestalte kregen, zijn we nu op een punt beland waarop we deze aan u kunnen presenteren. Hierbij moet wel gezegd worden dat nog niet alles tot in de detail uitgewerkt is, maar de grote lijnen zijn er. De belangrijkste ideeën worden op de volgende pagina’s bekend gemaakt en toegelicht in het zogenaamde ‘beslisdocument’.
Voor het gestalte geven aan de uitgezette hoofdlijnen zijn wij op zoek naar kwartiermakers.
Mensen die zich willen inzetten om de plannen te realiseren, uiteraard met ondersteuning van de leden van de Cie. De bedoeling is dat de kwartiermakers aan de slag gaan met de inhoud van het ‘beslisdocument’. Graag zouden wij een team van kwartiermakers presenteren op de vergadering van 20 januari.
Lijkt u dit een leuke uitdaging en wilt u bijdragen aan de veranderingen binnen de Vereniging dan nodigen wij u van harte uit om u nu aan te melden.
Deze kwartiermakers blijven gaan aan de slag tot er een nieuw hoofdbestuur wordt benoemd op de ALV in April 2017, onze reguliere algemene leden vergadering. Wellicht stromen deze kwartiermakers door naar het hoofdbestuur voor één van de functies welke hierna kort zullen worden beschreven, maar dat is uiteraard niet verplicht of vanzelfsprekend.
Aanmelden kan via het mailadres
En voor verdere informatie, vragen en of toelichtingen kunt u contact opnemen met Peter Aussems
email: of Barth Halmingh 06-50285342.

Bericht van de Cie.
In deze toelichting is ervoor gekozen om de veranderingen die de Commissie Implementatie - die in december 2015 werd aangesteld door het Hoofdbestuur van Vereniging Het Nederlandse Fjordenpaarden Stamboek – voorstaat, niet vanuit de 4 hoofdlijnen te schrijven, maar vanuit de basisgedachte die steeds leidend geweest is.
Bewust is ervoor gekozen om waar mogelijk niet te spreken over het Stamboek, maar over ‘de Vereniging’.
‘Het Stamboek’ moet weer ‘mijn Vereniging’ worden’.
Dat was de basisgedachte van de Commissie van waaruit steeds gewerkt en gedacht is om tot een nieuwe opzet van de organisatie van de Vereniging te komen.
Hoe krijgen we voor elkaar dat de leden zich weer betrokken gaan voelen bij onze Vereniging?
We zijn de afgelopen jaren steeds geconfronteerd met het feit dat ‘Het Stamboek’ en de leden ver van elkaar verwijderd geraakt zijn. Terwijl we als leden allemaal maar één ding voor ogen hebben – plezierig met elkaar en met onze fjordenpaarden bezig zijn.
Hoe kunnen we dat mogelijk bereiken:
• De lijnen moeten korter om betrokkenheid te bewerken.
• Denken en werken vanuit de basis – de leden.
• Luisteren naar de leden en ze laten voelen dat ‘het Stamboek’ ‘hun Vereniging’ is.
De avond dat we over dit idee verder gingen denken en praten werden we vanzelf enthousiast.
Bouw de vereniging weer op en blijf daarbij zo dicht mogelijk bij wat de leden willen van de Vereniging.
Laat de initiatieven vanuit de leden komen. Laat hen invulling geven aan de Vereniging.
Begin rondom de kernen waar nog actief met de fjordenpaarden iets gedaan wordt en bouw daar een organisatie omheen. Faciliteer vanuit het Hoofdbestuur deze mogelijke vliegwielen die een sneeuwbal effect kunnen veroorzaken.
We moeten weer gaan denken aan de actieve mensen – de doeners die graag willen helpen om het fjordenpaard en de Vereniging waar zij bij horen op de kaart te houden. Het moeten actieve kleinschalige clubs zijn die allerhande activiteiten organiseren en mogelijk steeds in wisselende samenstelling samen komen.

Die clubs die de naam Fok- Sport en Activiteiten Districten (FSAD) zullen krijgen zijn regionale clubs. Bedoeling is dat vanuit de FSAD de activiteiten in de regio georganiseerd worden.
Laat de leden zelf bepalen welke activiteiten er in de regio georganiseerd worden. Niet van bovenaf dingen opleggen, nadruk moet gelegd worden op door de leden gewenste activiteiten.
In plaats van de 4 afdelingen het hele land opdelen in kleinere regio’s – dat kunnen provincies zijn, maar ook twee provincies samen en zelfs twee FSAD in 1 provincie. Een andere basisgedachte is dat er in elke provincie van het land minimaal één Fjordendag georganiseerd wordt.
Met nadruk op Fjordendag – niet alleen een premiekeuring, maar een dag waarop allerhande activiteiten zijn, allemaal gerelateerd aan het fjordenpaard. Het afgelopen keuringsseizoen is hiermee al begonnen. Een dagvullend programma waar voor jong en oud van alles te doen is.
Door het allemaal kleinschaliger aan te pakken willen we bereiken dat er meer betrokkenheid van de leden zal zijn en men sneller geneigd is om mee te doen aan een evenement.
Mogelijk zelfs daadwerkelijk mee te helpen die FSAD uit te laten groeien tot een actieve, levendige groep van liefhebbers van het fjordenpaard.

What's in it for us!!
Een enthousiaste groep mensen die bereid is zich daarvoor in te spannen (en dat zijn de mensen bij de kernen) zullen al snel anderen ‘meetrekken’.
Omdat het allemaal kleiner en overzichtelijker is en er allerlei activiteiten in de regio georganiseerd kunnen worden zal deelname-bereidheid mogelijk toenemen.

Opzetten van een Ledenadviesraad (LAR)
De LAR is de rechtstreekse schakel tussen Hoofdbestuur en de leden.

Wat is en doet de Ledenadviesraad:
De LAR heeft als belangrijkste taak het communiceren tussen het Hoofdbestuur van de Vereniging en de FSAD - en is daarmee een rechtstreekse schakel tussen de leden en het hoofdbestuur.
Elke FSAD kiest één lid uit haar regio om als afgevaardigde plaats te nemen in de LAR.
De LAR is het klankbord en adviesorgaan voor het Hoofdbestuur.
Het Hoofdbestuur kan de LAR verzoeken samen te komen in een consulterende vergadering. De LAR kan ook zelf verzoeken om zaken met het Hoofdbestuur te bespreken en daartoe oproepen voor een vergadering. De LAR kan samen met het Hoofdbestuur oordelen over beleids- en financiële stukken, statutenwijzigingen en reglementswijzigingen.
Daarnaast worden in de LAR principiële kwesties besproken.

Het Hoofdbestuur
Het Hoofdbestuur van de Vereniging moet een door de Algemenen Ledenvergadering gekozen bestuur zijn. Een bestuur bestaande uit enthousiaste, daadkrachtige en gedreven mensen, die
één ding gemeen hebben: hun liefde voor het fjordenpaard.
Het bestuur moet bestaan uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en 4 portefeuillehouders
voor de hoofdlijnen: Fokkerij – Organisatie – Sport & Evenementen - Ledenbeheer & Communicatie.

Al deze plannen hebben als ultiem doel:
Een vereniging te zijn die midden in de hedendaagse maatschappij staat.
Met een visie op de toekomst.
Een vereniging bestaande uit bevlogen liefhebbers, kenners en gebruikers van het fjordenpaard. Laten we weer samen het enthousiasme delen en beleven. Trots zijn op het fjordenpaard en daar graag voor uitkomen.
Het bovenstaande is een heel korte samenvatting van de Visie op de toekomst die de Commissie op schrift heeft gezet. Wilt u de hele visie lezen – u kunt hem aanvragen bij het stamboekkantoor.

In het voorliggende jaar is door de Commissie implementatie organisatie NFS, kortweg Cie. Veel tijd en energie gestoken in het analyseren van de huidige stamboek en verenigingsorganisatie, kortweg organisatie, van Vereniging Het Nederlandse Fjordenpaarden Stamboek.
Dit heeft geleid tot een pakket aan acties, voorstellen en maatregelen die er toe moeten leiden dat we als vereniging onze blik weer vol vertrouwen en enthousiasme op de toekomst kunnen richten. De Cie. heeft in het voorjaarsnummer 2016 van “Het Nederlandse Fjordenpaarden Stamboek” een korte uitleg gegeven van de aanpak van de nieuwe organisatie. De aanpak valt uiteen in 4 hoofdlijnen. Organisatie, Fokkerij, Evenementen & Sport en Leden & Communicatie.
De acties, voorstellen en maatregelen heeft de Cie. onderverdeeld in de 4 hoofdlijnen. Hoofdlijn overstijgende acties zijn toegedeeld aan de hoofdlijn waar deze het meest thuis hoort.
De Cie. is nu zover dat we per hooflijn, de acties met de hoogste urgentie/prioriteit uit willen werken tot een concrete einddatum waarop deze actie klaar of uitgevoerd moet zijn. Dat leidt tot het volgende overzicht.
De Cie. meent als logisch vervolg op de door het bestuur geaccepteerde aanbevelingen een (voorlopig) zoekprofiel cq aankondiging voor werving toekomstige “hoofdbestuursleden” in concept te presenteren.

Vereniging “Het Nederlandse Fjordenpaarden Stamboek” zoekt op korte termijn kandidaten met interesse of ambitie om in de (nabije) toekomst deel uit te maken van het hoofdbestuur op basis van vrijwilligerswerk.
In de aanbevelingen van de Cie, zoals beschreven in het zomernummer van het verenigingsblad In “Het Fjordenpaard” editie zomer 2016, worden de hoofdbestuursleden (HB-leden) portefeuillehouders van geclusterde, samenhangende taken en verantwoordelijkheden.
Het beoogde doel van indeling naar portefeuilles is een meer bij elkaar horende, evenwichtige taakverdeling naar deskundigheid- of interessegebied voor HB-leden. Deze aanpak biedt meer mogelijkheden voor HB-leden om tot een betere samenwerking met stamboekleden te komen.
Bij het uitvoeren van hun taken worden deze HB-leden ondersteund door de verschillende commissies binnen hun portefeuille.

Deze extra portefeuilles zijn op basis van de eerdergenoemde hoofdlijnen:
• Organisatie.
• Leden en communicatie.
• Evenementen en Sport.
• Fokkerij.
Van kandidaten wordt verwacht dat zij de portefeuille naar inhoud op passende wijze, vorm kunnen geven. Tevens wordt van kandidaten een brede oriëntatie verwacht op de paardenhouderij, -fokkerij of –sport. Aantoonbare ervaring te hebben en/of bekend te zijn met actuele thema’s hierover en bereid te zijn de ontwikkelingen te volgen. En te toetsen aan de visie en missie van Het Nederlandse Fjordenpaarden stamboek.
Naast de portefeuillehouders is onze vereniging op zoek naar kandidaten voor de functies van voorzitter, verenigingssecretaris en penningmeester. Een korte omschrijving van de verschillende functies:

Voorzitter:
De voorzitter is verantwoordelijk voor het fundament en de basis van de organisatie binnen de vereniging en vervult van daaruit een motorieke functie binnen de vereniging. Hij heeft uit dien hoofde een sterke binding met de medewerkers van het stamboekkantoor en met een brede groep van vrijwilligers die actief zijn binnen de vereniging.
Op basis van wet- en regelgeving, kan de voorzitter gemandateerd worden om namens de overheid voor de Vereniging op te treden. Een echte verbinder in alle facetten van de Fjordenpaardenhouderij.

Verenigingssecretaris:
De verenigingssecretaris en stamboeksecretaris werken nauw samen. De routing van de verdeling van taken verloopt via en onder verantwoordelijkheid van de verenigingssecretaris als lid van het bestuur en de mogelijkheid wordt geboden om taken te delegeren aan de stamboeksecretaris.
De verenigingssecretaris blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van deze taken en richt de controle hiervan in. De verenigingssecretaris is verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve organisatie binnen de vereniging en vervult van daaruit een motorieke functie binnen de vereniging. Hij heeft uit dien hoofde een sterke binding met de medewerkers van het stamboekkantoor en met een brede groep van vrijwilligers die actief zijn binnen de vereniging.

Penningmeester:
De penningmeester is verantwoordelijk voor een goed fi nancieel beheer en beleid van de vereniging.
Hij legt hierover jaarlijks verantwoording af aan de ALV door middel van de presentatie van een inzichtelijke jaarrekening.
De vereniging wil de blik weer op de toekomst werpen en de nieuwe initiatieven en ontwikkelingen moeten allemaal door vertaald worden naar (deel)begrotingen en getoetst op haalbaarheid.

Portefeuillehouder Organisatie:
De vereniging rust voor het formele deel op een veelheid aan (Europese)wet- en regelgeving. De toepassing hiervan en relevantie voor vereniging is een belangrijke taak voor de portefeuillehouder Organisatie. Daarnaast bestaat een belangrijk deel van deze portefeuille uit het bouwen en ontwikkelen van het organisatiemodel voor de (nabije) toekomst.

Portefeuillehouder Leden en Communicatie:
De portefeuillehouder leden en communicatie is verantwoordelijk voor het gezicht van de vereniging.
Hij is een belangrijke schakel tussen de leden en de organisatie van de vereniging. De functie bestaat uit meerdere onderdelen, waarbij telkens de nadruk ligt op het contact met de leden. Informatie-uitwisseling met leden op verschillende vlakken (website, periodiek, sociale media, nieuwsbrieven) en behoud en werving van leden.

Portefeuillehouder Fokkerij:
De fokkerij is van oudsher een belangrijke basis onder het Fjordenpaardenbestand in Nederland.
Het in stand houden van deze internationale rol (Nederland als Moederstamboek) is een belangrijke taak binnen deze portefeuille. Het complexe samenspel tussen het nastreven van de ras standaard, het inzetten van hengsten en merries op basis van hun afkomst, bloedlijnen en nafok en de beoordeling hiervan, is de ruggengraat van deze functie. Dat betekent een nauwe samenwerking met de stamboeksecretaris, -inspecteur en ook vooral de hengstenhouders, juryleden, fokkers en gebruikers.

Portefeuillehouder Evenementen en Sport:
De portefeuillehouder evenementen en sport is verantwoordelijk voor de uitvoering en het faciliteren van de activiteiten binnen het stamboek. Hij werkt nauw samen met de commissies en gewesten (districten) en is de schakel naar het hoofdbestuur.
Onder deze activiteiten vallen de keuringen, de fjordsport, de ABOP en alle andere evenementen en activiteiten georganiseerd door de verschillende gewesten (districten).
Voor de informatievoorziening naar de leden is een nauwe samenwerking met de portefeuillehouder Leden en Communicatie van belang.

Van de kandidaten wordt tevens verwacht dat zij zichzelf herkennen in onderstaande kernbegrippen en profiel:
Analyseren / Conceptualiseren: Kan een meer complex vraagstuk verhelderen en afbakenen.
Kan uit een veelheid van feiten en meningen, deze in een begrijpbaar kader of denkwijze samen vatten om tot de kern van de problematiek te komen. Kan verschillende denkbeelden verbinden tot een samenhangende boodschap.
Flexibiliteit: Kan onder wisselende omstandigheden voortdurend de eigen stijl en werkwijze aanpassen. Kan omgaan met probleemsituaties met belangrijke gevolgen.
Communicatie: Geeft complexe informatie duidelijk weer, zodat deze aansluit bij één of meerdere (doel)groepen.
Interpersoonlijke sensitiviteit: Handelt naar signalen, verbaal en non verbaal, van anderen.
Samenwerken: Zoekt actief samenwerking met personen of groepen personen cq verenigingsverband.
Initiatief: Onderneemt actie ter verbetering van resultaten, werkprocessen op gang te brengen of te versnellen.
Kostenbewustzijn: Gaat zorgvuldig en verantwoord om met de inzet van middelen.
Omgevingsbewustzijn: Houd vooraf rekening met effecten van eigengedrag op stamboekleden /vrijwilligers, medewerker en maatschappelijke omgeving.
Organisatie bewustzijn: Weet de dynamiek of krachten binnen de vereniging op positieve wijze te benutten en te verbinden.
Delegeren: Verdeelt uitvoerende werkzaamheden met duidelijke instructies en geeft indien mogelijk de nodige speelruimte bij het uitvoeren van ‘n opdracht.
Maar is bovenal een LIEFHEBBER van het FJORDENPAARD!!!
Voor deze bestuursleden wacht een boeiende, veelzijdige job met veel uitdaging en daarmee mogelijkheid om management ervaring te verbreden cq te verdiepen.
Interesse?
Mail voor meer info en een uitgebreidere taakomschrijving naar: